Порядок взаимодействия отделов организации при подготовке документов. Образец регламента взаимодействия между отделами, примеры

На каждом предприятии действуют локальные документы, регулирующие его деятельность. Одним из самых значимых считается регламент взаимодействия между отделами (образец документа будет описан далее). Для руководителя организации он является эффективным инструментом управления. Рассмотрим подробно образец регламента взаимодействия между отделами.

Требования

Каким должен быть регламент? Взаимодействие между отделами бухгалтерии и экономической службы, кадровиками и расчетно-плановым подразделением, другими структурными единицами предприятия неизбежно в процессе деятельности. При этом контакт сотрудников должен обеспечивать реализацию поставленных задач в максимально короткий срок.

Образец регламента взаимодействия между отделами, в первую очередь, должен быть доступным для исполнителей. Если лицо, ответственное за его разработку, распишет все положения, но подчиненные ничего не смогут понять, смысла в документе не будет никакого.

В этой связи, формируя образец регламента взаимодействия между отделами, следует принимать во внимание три ключевых принципа:

1. Документ составляется на основании модели бизнес-процесса. Качество регламента будет прямо зависеть от тщательности проработки схемы.
2. Структура документа определяется моделью процесса. Все пункты схемы должны присутствовать в регламенте.
3. Изложение информации осуществляется официальным, сухим языком. В тексте документа рекомендуется использовать короткие простые предложения. Формулировать положения следует однозначно. Все аббревиатуры и термины необходимо расшифровывать.

Цели

Образец регламента взаимодействия между отделами обеспечивает:

1. Установление и поддержание порядка при оформлении документации, эффективный контакт между структурными единицами.
2. Предотвращение конфликтных ситуаций в коллективе. Если заранее будет определены схемы взаимодействия по работе, доля участия того или иного сотрудника в процессах, спорные ситуации не возникнут.
3. Оперативное вхождение в коллектив новичков. Регламент помогает разобраться со структурой взаимодействий, указывает, какие документы будут использоваться работником, с какими службами он будет контактировать.
4. Контроль дисциплины.
5. Более быструю передачу дел другому сотруднику (при увольнении или выходе в отпуск).
6. Предотвращение потерь финансовых, человеческих и временных ресурсов.

Какой регламент взаимодействия между отделами можно считать правильно составленным? Обычно документ включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Определения, термины и сокращения.
3. Описания процессов.
4. Ответственность.
5. Контроль.

Источниками определений могут служить законодательные акты, ГОСТы и прочие документы. К последним, в частности, относят Приказы министерств, ведомств, правительственные постановления.

При этом ссылки на нормативные документы, положения которых были использованы, должны включаться в регламент взаимодействия между отделами.

Образец для ЛПУ, в частности, содержит указания на Приказы Минздравсоцразвития, Министерства здравоохранения региона.

В нем, как правило, приводится графическая модель бизнес-процесса. Она изображается в виде схемы, состоящей из нескольких блоков. Графическое изображение можно создать с помощью программных продуктов ПК. Схемы отражают конкретный порядок действий для реализации тех или иных задач. Визуализация удобнее, чем текст.

На схеме четко отображается начало процесса и каждого этапа, связь между ними и конечный результат. Такую модель часто используют разработчики регламента взаимодействия между отделами компании по 223-ФЗ. В схеме выделяются такие ключевые параметры, как выходы и входы, участники и клиенты.

Если новичок ознакомится с такой моделью, то он сразу же поймет специфику процесса и будет уже готов к реализации определенной задачи.

Инструкция

На первом этапе нужно определить предмет документа и ответственных лиц, т. е. кто составляет и какой регламент. Взаимодействие между отделами бухгалтерии, в частности, осуществляется по четкой схеме, закрепленной законодательством. В этой структурной единице всегда присутствует самый главный сотрудник, отвечающий за соблюдение требований в сфере отчетности.

Он и может стать лицом, ответственным за составление регламента взаимодействия между отделами. Образец документа должен обсуждаться всеми сотрудниками. Для этого организуется общее собрание. Если документ регламентирует процесс, в котором сталкиваются интересы более двух отделов, то важно привлечь к обсуждению ключевых сотрудников.

Лицо, ответственное за разработку, должен объяснить коллегам важность внедрения правил.

Описание процессов

Его объем будет зависеть от сложности взаимодействия. Если процесс простой, а сотрудник, отвечающий за него, хорошо понимает все этапы реализации, то он может сам составить схему работы с другими структурными единицами. После этого ему следует обсудить документ с остальными участниками.

Если бизнес-процесс сложный, то каждый сотрудник разрабатывает свою часть модели. После этого все проекты компонуются и обсуждаются. В ходе ознакомления с базовым документом все заинтересованные сотрудники могут предложить те или иные корректировки и дополнения.

После этого регламент взаимодействия между отделами компании передается руководителю.

Утверждение

Оно может осуществляться напрямую. В этом случае руководитель сам подписывает регламент взаимодействия между отделами компании. Образец документа может утверждаться и косвенно. В таком случае руководитель издает приказ. В гриф утверждения вносятся регистрационные данные распорядительного акта.

Специфика работы ответственного лица

В некоторых организациях в штате предусматривается должность менеджера по качеству. На практике выработаны определенные этапы подготовки документа. Их необходимо соблюдать менеджеру, составляющему регламент взаимодействия между отделами. Пример основных стадий:

1. Определение процессов.
2. Выстраивание диаграммы.
3. Детальное описание.
4. Составление текста.

Ответственный специалист изучает распорядок сотрудников в разных подразделениях. Это необходимо для составления описания стандартных ситуаций, включаемого в регламент взаимодействия между отделами. Пример: «Газовая станция осматривается с использованием таких технических средств, как… По завершении обследования составляется отчет».

Определение итоговой цели

Лицо, ответственное за составление регламента, должно иметь представление обо всех процессах, знать обязанности сотрудников, обладать соответствующей квалификацией и уровнем профессионализма. Цель, которую ставит документ, должна быть ясна работникам. В противном случае исполнение регламента окажется дополнительной нагрузкой на сотрудников.

Оптимизация и проектирование

Комплексное изучение процессов, происходящих на предприятии, позволяет выявить слабые места. Анализ ситуаций, результатов, операций дает возможность оптимизировать деятельность. Это, в свою очередь, позволяет сформировать несколько сценариев дальнейшего развития. Так, предприятие может оставить все как есть, создать новую модель работы или откорректировать старую.

Нюансы

Важно, чтобы каждый сотрудник четко представлял, что ему нужно делать и как достигнутые результаты отразятся на его заработке. Именно поэтому необходимо обсудить регламент перед его утверждением. Ключевая роль в составлении документа отводится, разумеется, руководителю рабочей группы (проекта). В задачи этого специалиста входит постановка острых вопросов.

Он должен уметь представить четкую модель процесса. Каждый участник видит картину своими глазами. Необходимо добиться единого понимания. Каждому участнику необходимо объяснить ответственность в создании регламента. В большинстве случаев коллективы скептически относятся к внедрению такого документа.

В зависимости от сложности процесса, введение регламента занимает 4-12 мес.

https://www.youtube.com/watch?v=FjoGDJPS6xk

Для введения нового регламента необходимо:

1. Признать предыдущие документы утратившими силу.
2. Внести новые локальные акты для активации регламента.
3. Разработать документы, необходимые для применения утвержденных правил.
4. Доработать или внедрить новые модули автоматизированных информационных баз.
5. Изготовить бланки неунифицированных документов.
6. Изменить или дополнить штатное расписание.
7. Найти кандидатов на новые должности, назначить или перевести работников.
8. Обучить исполнителей новым правилам.
9. Провести разъяснительную работу с сотрудниками.
10. Осуществить пробное внедрение регламента.
11. Откорректировать текст по результатам опытного исполнения.
12. Ввести в действе окончательный вариант документа.
13. Определить процедуры по контролю качества регламента.

После того как определены мероприятия по внедрению документа, руководитель издает приказ. Следует отметить, что в связи с продолжительностью мероприятий дата утверждения и непосредственного введения регламента в действие будут отличаться. Рассмотрим далее основные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа.

Несогласованность с практикой

Важно доверять создание регламента сотруднику, имеющему непосредственное отношение к рабочей деятельности на предприятии. Предположим, организация стала очень крупной.

Руководство вполне может позволить себе сформировать специальную службу, в задачи которой будет входить решение вопросов о развитии. Соответственно, отдел поставит задачу описать все процессы предприятия. Но цель этого мероприятия им неважна.

Если регламент составляют люди, не привлеченные к реальной деятельности, то руководящий ею сотрудник исполнять схему не будет. Соответственно, документ работать не имеет смысла.

Отсутствие гибкости

Многие ответственные лица стремятся к максимальной детализации. Такая ситуация обуславливается незнанием отличий между составлением регламента и описанием реальных производственных процессов. Если стоит задача автоматизации операций, их детализация призвана помощь работникам. Потребность в регламенте возникает тогда, когда в производстве задействовано много людей.

Их действия часто дублируются, однако каждый человек трактует ту или иную операцию по-своему. Регламент направлен на снятие разногласий. Следует учитывать, что сотрудники организации должны обладать определенной свободой в действиях, позволяющей принять то или иное решение в зависимости от ситуации.

К примеру, клиенту можно ответить незамедлительно, а не по истечении какого-то времени.

Большой объем и сложность текста

Оптимальным считается регламент, состоящий из 5-7 страниц. При этом его содержание должно быть емким, но кратким. Не рекомендуется использовать сложные, многосоставные предложения. Текст должен быть доступен для понимания. Кроме того, следует обратить внимание на термины. Не следует заменять понятия синонимами, использовать аббревиатуры без расшифровки.

Взаимодействие отделов ИБ и ИТ

В настоящее время на многих предприятиях контакты этих служб весьма затруднены. Связаны сложности с внутренними конфликтами отделов ИТ и ИБ. Существует несколько вариантов обеспечения эффективного их сотрудничества.

В качестве первого и самого простого выступает наличие работников (одного или нескольких), специализирующихся на информационной безопасности внутри службы информтехнологии. Регламент взаимодействия между отделами ИТ и ИБ в этом случае отражает типичные подходы к сотрудничеству.

Организация работы осуществляется на основании сложившихся стереотипа о том, что информационная безопасность является частью обеспечения информтехнологии.

Если на предприятии не происходит конфликтов между этими службами, то руководитель может задуматься над тем, чтобы оформить службу ИБ в качестве отдельной структуры ИТ-отдела. Соответственно, придется выделить больше ресурсов, в том числе и финансовых, на обеспечение такой деятельности.

Типовой образец

В Общих положениях указываются:

1. Назначение документа. Как правило, присутствует такая фраза: «Настоящим регламентом определяется порядок…».
2. Сфера действия. Регламент может распространяться на работников или объекты.
3. Нормативные документы, в соответствии с которыми разработан акт.
4. Правила утверждения, корректировки, отмены регламента.

В разделе «Термины, сокращения, определения» приводятся понятия, используемые в документе. Все аббревиатуры должны быть расшифрованы. Термины следует приводить в алфавитном порядке. Каждое понятие указывается с новой строки в ед. ч. Определение термина приводится без слова «это», через тире.

В разделе «Описание процесса» дается пошаговая характеристика. Целесообразно ввести подпункты. Каждый из них будет соответствовать конкретному этапу. В этом же разделе указываются сотрудники, привлеченные к выполнению тех или иных операций. Описываются не только действия, но и их результат.

Ответственность и контроль

В регламенте должно присутствовать указание на возможность применения санкций к лицам, не исполняющим положения. Ответственность допускается в рамках законодательства. Она может быть уголовной, административной или дисциплинарной. В обязательном порядке указывается Ф. И. О. и должность сотрудника, осуществляющего контроль исполнения регламента.

Порядок взаимодействия структурных подразделений

Цели создания регламента взаимодействия и документооборота:

1. Наведение и поддержание порядка в оформлении документов, соблюдение правильного взаимодействия бизнес-единиц.

2. Избегание конфликтов в коллективе: они просто не возникнут, если заранее определить ответственных, исполнителей, сроки и зафиксировать их в общем документе.

3. Определение трудовых функций работников: в регламенте указывается, кто с кем контактирует по работе, какова доля участия каждого сотрудника в том или ином процессе.

4. Облегчение вхождения в компанию новичков: регламент помогает понять структуру бизнес-коммуникаций, указывает, с какими документами и службами человеку предстоит работать, каковы сроки исполнения заданий.

5. Контроль процессов и исполнительской дисциплины.

6. Облегчение передачи дел от одного сотрудника другому, например, в ситуации ухода в отпуск или увольнения.

7. Исключение ситуаций, связанных с организацией труда, способных привести к потерям финансовых, временных и человеческих ресурсов.

https://www.youtube.com/watch?v=II2QZHB4Kic

Более подробное разъяснение смотрите в видео:

Структура регламента взаимодействия структурных подразделений

С регламентом удобнее всего работать, когда он выполнен в виде таблицы (см. таблицу). Обратим внимание на некоторые ее столбцы:• «№ формы» — могут быть указаны как стандартные, так и принятые в компании формы документов;• «Исполнитель» — сотрудник, который выполняет действие или готовит и сопровождает документ;• «Дата/время» — точный срок подготовки документа;

• «Ответственный» — сотрудник, контролирующий подготовку документа, ответственный за полноту и точность представленных в нем сведений, а также за соблюдение сроков (обычно исполнитель или его руководитель).

Если какое-то звено не предусматривается в конкретном документе, ставится прочерк.

Например, секретарь-делопроизводитель ежемесячно готовит и отдает на согласование начальнику службы управления персоналом список дней рождения сотрудников в следующем месяце, однако утверждения данного документа не предусмотрено, и в этом случае в колонке «Подпись, утверждение» будет стоять прочерк. Действия по конкретным документам описываются в регламенте построчно.

Документы можно объединить в группы либо по признаку сходства процессов, либо по службам, к которым они относятся. Поэтому имеет смысл в регламенте выделить соответствующие блоки: по процессам (например: поступление / отгрузка товара и т.п.

) или по службам (коммерческий отдел, производственная служба и т.д.). Если крупная компания имеет сложные процессы взаимодействия, то, возможно, помимо общего для всех регламента, придется разработать таковые для каждого из подразделений.

Нюансы создания регламента взаимодействия структурных подразделений

Нюансы создания регламента зависят от особенностей компании и типа ее корпоративной культуры. В любом случае необходимо заручиться поддержкой руководства и вызвать интерес у начальников структурных подразделений.

Работу по созданию общекорпоративного документа можно начать с создания Регламента для службы управления персоналом. Для HR-а это достаточно просто: все процессы ему хорошо известны, и мотивировать подчиненных к выполнению Регламента не составляет труда.

После такой апробации становится легче «на живом примере» показывать руководителям других служб, как Регламент помогает в работе, что необходимо для его создания и эффективного действия.

Итак, получив одобрение и поддержку руководства, менеджер по персоналу должен собрать всю информацию о внутрифирменных процессах и документах.

Для этого лучше всего определить ответственных по каждому блоку процессов (обычно это начальники служб и отделов).

Способы сбора данных зависят от особенностей компании: можно сделать рассылку по внутренней сети с формой регламента и примером заполнения либо выяснить необходимые сведения в личной беседе с каждым.

Полученная информация по всем процессам и документам в компании фиксируется на бумаге.

Внедрение регламента взаимодействия структурных подразделений

Важно согласовать созданный документ со всеми работниками. Желательно сделать массовую рассылку нового регламента по внутренней интернет-сети с призывом вносить предложения и замечания (должен быть указан срок рассмотрения присланных комментариев).

Если электронная рассылка невозможна либо не все сотрудники имеют доступ к компьютеру — нужно обеспечить каждое структурное подразделение бумажным экземпляром документа.

После всех согласований можно издавать приказ об утверждении Регламента и его обязательном исполнении всеми работниками.

Чтобы регламент работал, нужно время от времени оценивать его исполнение и своевременно вносить изменения и дополнения. Если в зарплате сотрудников есть переменная часть, можно сделать одним из критериев ее выплаты исполнение регламента.

№ п/пДокумент/информация№ формыИсполнительСогласованиеПодпись, утверждениеКому передаётсяДата/время*Ответственный

1.	Служба управления персоналом
1.1.	Кадровый учёт
1.1.1.	Штатное расписание/изменения в штатном расписании	Униф. форма Т-3/Приказ по основной деятельности	Начальник службы управления персоналом	Финансовый директор	Утверждение приказом, подписание — начальник службы управления персоналом, главный бухгалтер	Начальник службы управления персоналом	Не позднее 2 дней после утверждения орг. структуры / принятия решения о внесении изменений	Начальник службы управления персоналом
1.1.2.	Заявления	Работник	Непосредственный руководитель работника	Генеральный директор	Инспектор по кадрам	До кадрового действия (увольнение, отпуск и т. д.)	Работник
1.1.3.	Трудовой договор	УП-1	Инспектор по кадрам	Начальник службы управления персоналом, юрисконсульт	Генеральный директор, работник	1 экз. — инспектор по кадрам, 1 экз. — работник	До начала работы	Начальник службы управления персоналом
1.1.4.	Соглашения, дополнения к трудовым договорам	УП-2	Инспектор по кадрам	Начальник службы управления персоналом, юрисконсульт	Генеральный директор, работник	1 экз. — инспектор по кадрам, 1 экз. — работник	За 2 месяца до изменений	Начальник службы управления персоналом
1.1.5.	Трудовые функции работника	УП-3	Напосредственный руководитель работника	Начальник службы управления персоналом, юрисконсульт	Генеральный директор, ознакомление — работник	1 экз. — инспектор по кадрам, 1 экз. — работник, 1 экз. — непосредственный руководитель работника	За 5 рабочих дней до подписания трудового договора/доп. соглашения с работником	Непосредственный руководитель работника
1.1.6.	…
1.2.	Управление персоналом
1.2.1.	Орг. структура	УП-11	Начальник службы управления персоналом	Директор по корпоративной политике	Генеральный директор	Начальник службы управления персоналом, в эл. виже — на корпоративный сервер	В течение 1 дня с момента принятия решения о внесении изменений	Начальник службы управления персоналом
1.2.2.	Бюджет расходов службы УП на год (с приложениями)	ОФ-7	Начальник службы управления персоналом	Директор по корпоративной политике, финансовый директор	Генеральный директор	1 экз. — начальник службы управления персоналом, 1 экз. — финансовый директор	До 15 декабря предыдущего календарного года	Начальник службы управления персоналом
1.2.3.	…

Об утверждении порядка взаимодействия между структурными подразделениями Администрации города по подготовке и проведению массовых мероприятий

Регламент взаимодействия структурных подразделений. Образец регламента взаимодействия между отделами, примеры Порядок взаимодействия отделов организации при подготовке документов

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Об утверждении Типового регламента взаимодействия между структурными подразделениями ОАО «РЖД» при оформлении перевозочных и иных документов в автоматизированной системе ЭТРАН с применением электронной подписи

В целях оформления перевозочных и иных документов с использованием электронной подписи при организации перевозок грузов и порожних вагонов структурными подразделениями ОАО «РЖД»:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 июля 2013 года Типовой регламент взаимодействия между структурными подразделениями ОАО «РЖД» при оформлении перевозочных и иных документов в автоматизированной системе ЭТРАН с применением электронной подписи (далее — Регламент).

2. Руководителям департаментов, филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД» при организации перевозок грузов и порожних вагонов руководствоваться настоящим Регламентом.

3. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на генерального директора Центра фирменного транспортного обслуживания — филиала ОАО «РЖД» Кунаеву Е.А.

Вице-президент ОАО «РЖД»
С.Бабаев

1. Термины и определения, общие положения

Настоящий Регламент определяет порядок взаимодействия между Центром фирменного транспортного обслуживания — филиалом ОАО «РЖД» (или его структурными подразделениями) и структурным подразделением ОАО «РЖД» (или линейным предприятием структурного подразделения) __________________ при электронном обмене документами с применением электронной подписи при оформлении перевозочных документов в автоматизированной системе ЭТРАН.В настоящем Регламенте используются следующие термины и определения:ТЦФТО — территориальный центр фирменного транспортного обслуживания — структурное подразделение Центра фирменного транспортного обслуживания — филиала ОАО «РЖД»;структурное подразделение — филиал или структурное подразделение ОАО «РЖД», в т.ч. линейное предприятие структурного подразделения, которое является участником перевозочного процесса;АС ЭТРАН — Автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов;АС ОЗ — Автоматизированная система создания и обработки заявок на предоставление доступа к информационным ресурсам ОАО «РЖД»;заявка — заявка на перевозку грузов формы ГУ-12;ЭОД — электронный обмен документами;ЭП — электронная подпись;ЭД — электронный документ;СЗИ — средство защиты информации;СКЗИ — средство криптографической защиты информации;УЦ — удостоверяющий центр.

3. Технология взаимодействия

3.1.

Обмен ЭД, подписанными ЭП, между ТЦФТО и структурным подразделением _________________ осуществляется в порядке, определенном в следующих документах:- положении об организации электронного документооборота при оформлении перевозочных и/или иных документов с использованием электронной цифровой подписи при организации перевозок грузов, порожних вагонов, не принадлежащих ОАО «РЖД» , за исключением приложений N 1 , и перечня удостоверяющих центров, обеспечивающих подтверждение юридической значимости документов (далее — Положение);- технологиях оформления заявок на перевозку грузов формы ГУ-12 , перевозочных документов, перевозочных документов на собственный подвижной состав, заявлений на переадресовку груженых вагонов, заявлений на переадресовку собственного подвижного состава, ведомостей подачи и уборки вагонов, накопительных карточек, учетных карточек, ведения электронной базы доверенностей владельцев вагонов, ведения электронной базы подвижного состава, используемого грузоотправителями при перевозках грузов (далее — Технологии). Указанные в настоящем пункте Положение и Технологии размещены на сайте ОАО «РЖД» по адресу www.rzd.ru в разделе «Грузовые перевозки» — «Территориальный центр фирменного транспортного обслуживания» — «Система фирменного транспортного обслуживания» — «Правила грузовых перевозок».

3.2. Обмен ЭД между ТЦФТО и структурным подразделением ______________ осуществляется с использованием сертификата ключа проверки электронной подписи, предоставленного сторонам УЦ ОАО «РЖД».

3.3.

При взаимодействии ТЦФТО и структурного подразделения ______________ осуществляется обмен следующими ЭД с применением ЭП:- заявка на перевозку грузов;- распоряжение на транспортировку грузов;- перевозочный документ на перевозку грузов;- перевозочный документ на перевозку собственного порожнего состава;- требование-накладная на транспортировку грузов;- заявление на переадресовку груженого вагона;- заявление на переадресовку собственного порожнего состава;- учетная карточка;- ведомость подачи и уборки вагонов;- накопительная ведомость;- уведомление о смене владельца вагона в заявке;- раскредитование накладных на груженый рейс;- раскредитование накладных на порожний рейс.

3.4. Дата начала обмена ЭД устанавливается сторонами в совместном протоколе, подтверждающем готовность сторон к осуществлению обмена ЭД с использованием ЭП.

3.5. При возникновении у одной из сторон (сторона-инициатор) форс-мажорных обстоятельств (перебои связи, сбой программного обеспечения и т.п.

) незамедлительно передается письменное уведомление произвольной формы. Возобновление обмена ЭД производится на основании письменного уведомления стороны-инициатора.

Электронный текст документаподготовлен ЗАО «Кодекс» и сверен по:РЖД-Партнер-ДОКУМЕНТЫ,

N 13-14, 2013 год

Название документа:
Номер документа:	1236р
Вид документа:	Распоряжение ОАО «РЖД»
Принявший орган:	ОАО «РЖД»
Статус:	Действующий
Опубликован:	РЖД-Партнер-ДОКУМЕНТЫ, N 13-14, 2013 год
Дата принятия:	03 июня 2013
Дата начала действия:	01 июля 2013

В системе организационно-правовой документации организации выделяются документы, определяющие порядок и методы выполнения той или иной работы: регламенты и инструкции , .

На практике используются различные наименования этих документов: регламент, стандарт, положение, инструкция, методическая инструкция, рабочая инструкция и т.п.

Ввиду отсутствия общепринятой терминологии мы будем пользоваться следующими рабочими определениями:

Методическая инструкция – документ, определяющий унифицированные правила и методы выполнения определенных действий (функций), независимые от исполнителей. Употребляемые синонимы: методическое руководство, методические указания, методические рекомендации, методика и т.п.

Регламент процесса (или просто регламент) – документ, определяющий порядок взаимодействия подразделений и работников организации в рамках определенного процесса. Употребляемые синонимы: стандарт процесса, положение о процессе, процедура и т.п.

Рабочая инструкция – документ, определяющий порядок выполнения отдельных или взаимосвязанных действий (функций), выполняемых конкретным подразделением или работником организации в рамках определенных процессов. Употребляемые синонимы: производственная инструкция, операционная инструкция, технологическая инструкция, инструкция и т.п.

https://www.youtube.com/watch?v=1qPta2HUtuo

Поясним различия следующим примером. Допустим, речь идет об инвестиционном планировании в организации. Процесс состоит в том, что инвестиционные инициативы подразделений выражаются в стандартизированной форме инвестиционных проектов, которые после сравнительного анализа в плановом отделе поступают на рассмотрение инвестиционного комитета организации.

Правила и формулы расчета показателей инвестиционного проекта являются содержанием методической инструкции, так как не зависят (а для обеспечения сопоставимости и не должны зависеть) ни от содержания инвестиционного проекта, ни от подразделения или должности специалиста, выполняющего расчет.

Описания процессов подачи, предварительного обсуждения инвестиционной инициативы, подготовки инвестиционных проектов по установленной методике и предоставления их в плановый отдел и в инвестиционный комитет – предмет регламента, поскольку здесь речь идет о порядке взаимодействия конкретных подразделений организации, условиях перемещения документа из одного подразделения в другое, сроках прохождения документов.

Выдержки из регламента, сопровождаемые изложением методов сравнительного анализа инвестиционных проектов (или ссылками на них), излагающие последовательность и методы действий работника планового отдела при сравнении поступивших инвестиционных проектов приводятся в рабочей инструкции этого работника.

На практике общий порядок выполнения процесса, методы выполнения отдельных действий, детали выполнения процесса на отдельных рабочих местах зачастую включаются в один пространный документ. Иногда это является следствием неразвитости системы внутренней документации организации, но зачастую бывает оправдано тем, что описание всех деталей процесса можно прочитать в одном документе.

Такие документы, как Положение об оплате труда или Регламент бюджетирования традиционно являют собой примеры всеобъемлющих. В крупных компаниях их объем может достигать нескольких сотен страниц.

Автору по заказу одного из научно-исследовательских институтов довелось разрабатывать пространное Положение об управлении научно-исследовательскими и опытно-конструкторскими работами (НИОКР), в котором освещались терминологические вопросы, порядок инициирования, планирования, выполнения и закрытия НИОКР, вопросы правовой защиты и бухгалтерского учета результатов НИОКР, а также принципы материального стимулирования участников НИОКР и методы расчета сумм лицензионных платежей.

Недостаток такого способа изложения носит, скорее, психологический характер: сотни страниц текста с таблицами, формами, схемами, формулами и т.п. угнетающе действуют на исполнителей, хотя каждого из них касается лишь небольшая часть описания процесса.

К недостаткам распределения описания процесса по нескольким документам относится сложность (в отсутствие специализированных средств) отслеживания целостности комплекта документов.

Под целостностью мы понимаем единство терминологии, согласованность действий (в том числе, условий, порядка и сроков), описанных в разных документах, единообразие форм документов, используемых в рамках описываемого процесса, корректность ссылок этих документов друг на друга.

Итак, выбор формы описания методов и порядка выполнения работы – в значительной мере дело обычаев организации.

Ввиду того, что регламентами могут быть названы документы, содержание которых весьма разнообразно, общих законодательно закрепленных требований к структуре и содержанию регламентов не имеется. Исключение составляют административные регламенты, для которых имеются правила разработки и утверждения (не вступили в силу на момент написания статьи) и соответствующие методические рекомендации .

С другой стороны, в литературе по анализу и оптимизации процессов имеются руководства, посвященные не только вопросам написания текста регламентирующих документов, но и выбору процессов для регламентации, а также их совершенствованию. Среди таких руководств отметим книги , , , , .

Об утверждении Регламента взаимодействия структурных подразделений при организации закупки товаров, работ, услуг, Приказ Министерства труда и социальной политики Республики Тыва от 14 июня 2021 года №247

В целях определения порядка взаимодействия структурных подразделений при организации закупки товаров, работ, услуг приказываю:

1. Утвердить Регламент взаимодействия структурных подразделений при организации закупки товаров, работ, услуг.

2. Сотрудникам Министерства руководствоваться в работе утвержденным Регламентом.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр

Л.Ш.ТАС-ООЛ

Регламент взаимодействия структурных подразделений при организации закупки товаров, работ, услуг для нужд министерства труда и социальной политики Республики Тыва

Утвержденприказом Министерства трудаи социальной политикиРеспублики Тыва

от 14 июня 2021 г. N 247

Раздел I. Общие положения

Общие положения

1.

Настоящий Регламент устанавливает Порядок организации закупок товаров, работ, услуг конкурентными способами и порядок заключения, изменения, расторжения договоров Министерства труда и социальной политики Республики Тыва (далее — Министерство), заключаемых с единственным поставщиком в порядке п. 4 ч. 1 ст. 93 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

2. Целями регулирования настоящего Регламента являются:

— предотвращение коррупции и других злоупотреблений в сфере договорных отношений;

— создание условий для своевременного и полного обеспечения нужд Министерства продукцией, работами, услугами на наиболее выгодных условиях;

— определение порядка взаимодействия структурных подразделений Министерства в процессе организации закупок конкурентным способом и при заключении и исполнении контрактов (договоров).

3. Настоящий Регламент разработан в соответствии со следующими нормативными документами:

— Гражданским кодексом Российской Федерации;

— Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;

— иными федеральными законами и нормативными актами, регулирующими правоотношения в сфере заключения, исполнения, изменения и прекращения договорных обязательств.

4. Настоящий Регламент обязателен к исполнению всеми структурными подразделениями и сотрудниками Министерства.

5. Право подписи договоров от имени Министерства, утверждения документов, подтверждающих выполнение обязательств по договорам, предоставлено министру труда и социальной политики Республики Тыва, а также иным лицам в соответствии с выданными Министерством доверенностями.

Раздел II. Организация заключения договоров

Организация заключения договоров

6. Договоры, заключаемые Министерством, должны соответствовать обязательным требованиям и правилам, установленным законами и иными нормативно-правовыми актами, действующими на момент заключения договора.

7. Министерством могут быть рассмотрены проекты договоров, предложенные контрагентами. Проекты, предложенные контрагентами, проходят предварительную процедуру рассмотрения юридической службой Министерства на предмет соответствия требованиям законодательства и отсутствия юридических рисков для Министерства.

8. В договорах, заключаемых Министерством, в обязательном порядке должны отражаться следующие условия:

— предмет договора;

— права и обязанности сторон;

— цена договора;

— ответственность сторон;

— срок действия договора.

9. Договор в обязательном порядке должен содержать:

— полные фирменные наименования контрагентов, под которыми они зарегистрированы в Едином государственном реестре юридических лиц (индивидуальных предпринимателей), либо Ф.И.О. физического лица;

— должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия по подписанию договора (например, Устав, доверенность);

— реквизиты сторон (наименование, почтовые (юридические) адреса, банковские реквизиты);

— подписи сторон;

— печати сторон.

10. Договор составляется в двух или более экземплярах.

11. Процедура согласования договора — это рассмотрение договора уполномоченными согласующими подразделениями Министерства и выражение мнения согласующего лица относительно положений договора в рамках своей компетенции.

Для всех структурных подразделений, должностных лиц Министерства устанавливается следующий порядок согласования договоров:

— согласование проекта договора осуществляется структурным подразделением, инициирующим заключение договора;

— руководитель структурного подразделения назначает исполнителя — лицо, ответственное за прохождение согласования договора и процедуру заключения договора (далее — исполнитель);

— исполнитель оформляет лист согласования (образец листа согласования в приложении N 1) к проекту договора.

12. Проект договора с листом согласования предоставляется юридической службе Министерства для юридического заключения на проект договора.

13. После юридического заключения договор направляется на визирование и регистрацию в отдел государственных закупок.

14. После регистрации договора ответственный исполнитель за процедуру заключения договора передает на подпись министру (иному должностному лицу, уполномоченному Министерством).

15. Подписанный и зарегистрированный договор (экземпляр Министерства) передается на хранение в бухгалтерию Министерства.

16. В случае если договор подписан только со стороны Министерства, ответственный исполнитель передает договор для подписания уполномоченным лицом контрагента. После подписания договора контрагентом ответственный исполнитель возвращает договор в бухгалтерию Министерства.

17. Ответственный исполнитель обеспечивает передачу контрагенту второго экземпляра договора.

18. Контроль исполнения договора осуществляется в следующем порядке:

— условия договора реализуются под непосредственным контролем ответственного исполнителя, который контролирует фактическое исполнение условий договора, своевременность предоставления Министерству пакета документов на оплату (счетов, счетов-фактур, товарных накладных, актов приемки и прочих документов, подписанных с обеих сторон), соблюдение сроков окончания договора;

— расчеты по договору осуществляются в соответствии с условиями, изложенными в нем. Бухгалтерия производит своевременную оплату в соответствии с условиями договора, при производстве расчетов проверяет представленный пакет документов для оплаты;

— исправления в актах и товарной накладной не допускаются. Экземпляр акта и/или товарной накладной Министерства в обязательном порядке визируется начальником структурного подразделения, по заявке которого (в интересах которого) поставлялись товары.

19. Оплата за исполненный договор производится только при соблюдении порядка согласования договоров.

20. Изменения условий договора по взаимному соглашению сторон и их досрочное расторжение оформляются в виде дополнительных соглашений (соглашений о расторжении), которые подлежат обязательной регистрации у контрактного управляющего и являются неотъемлемой частью договора.

21. Оригиналы дополнительных соглашений и соглашений о расторжении хранятся вместе с договорами в бухгалтерии Министерства.

Раздел III. Организация закупки товаров, работ, услуг конкурентными способами

Организация закупки товаров, работ,

услуг конкурентными способами

22. Для организации процедуры закупки товаров, работ, услуг (далее — закупка) составляется заявка в соответствии с п. 23 настоящего Регламента.

23. Заявка должна содержать следующую информацию:

— наименование и характеристику предполагаемой закупки. В случае закупки у которых нет эквивалентов на рынке, в заявке должно быть отражено обоснование уникальности данной закупки;

— указание количественных характеристик предполагаемой закупки;

24. Заявки на закупку должны быть представлены в отдел государственных закупок в следующие сроки:

— на сумму до 3 млн. рублей — не позднее чем за 45 (сорок пять) дней до предполагаемой даты заключения контракта;

— на сумму свыше 3 млн. рублей — не позднее чем за 55 (пятьдесят пять) дней до предполагаемой даты заключения контракта;

— предполагаемая дата заключения контракта в соответствии с особенностью закупки может изменяться.

25. На основании заявки на закупку отдел государственных закупок в течение не более чем 14 (четырнадцати) дней разрабатывает необходимый комплект документов (заказ-заявка, проект контракта, обоснование начальной максимальной цены контракта и т.д.).

26. На основании постановления Правительства Республики Тыва N 122 от 29 марта 2021 г. «Об утверждении порядка взаимодействия заказчиков и Министерства Республики Тыва по регулированию контрактной системы в сфере закупок при определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей)»:

— прием заказ-заявок от заказчиков в текущем месяце осуществляется до 20 числа, в связи с чем сроки заключения контрактов могут изменяться;

— прием заказ-заявок от заказчиков, финансируемых за счет республиканского бюджета Республики Тыва, в текущем финансовом году завершается 20 октября текущего финансового года, в связи с чем заявки от структурных подразделений на закупку текущего года принимаются до 1 сентября текущего финансового года.

Раздел III. Заключительные положения

Заключительные положения

27. Сотрудники Министерства, принимающие участие в заключении контрактов (договоров), обязаны:

— на стадиях подготовки, заключения и исполнения всех обязательств в первую очередь руководствоваться интересами полного обеспечения потребностей Министерства при соблюдении режима экономии материальных, денежных и трудовых ресурсов в строгом соответствии с требованиями действующего законодательства.

28. Сотрудники Министерства, принимающие участие в заключении контрактов (договоров), несут ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на них настоящим Регламентом обязательств.

Ответственный исполнитель, инициирующий заключение договора, а также руководители согласующих подразделений несут персональную ответственность за соответствие согласованных ими договоров законодательству Российской Федерации и интересам Министерства.

Приложение N 1. Лист согласования

Приложение N 1к Регламенту взаимодействия структурныхподразделений при организации

закупки товаров, работ, услуг

                             Лист согласования

                  к договору N ____ от «__» __________ г.

                   ____________________________________

                              предмет закупки

                 на сумму _______________________________

Должность, наименование отдела

Ф.И.О.

Подпись, дата

Исполнитель: ______________/____________________/

                подпись         Фамилия И.О.

🔍 Видео