Положение о делопроизводстве и документообороте образец. Организация работ с входящей документацией

Видео:Работа с входящими и исходящими документами в 1С:ДокументооборотСкачать

Регламенты по делопроизводству: самые необходимые и просто полезные

Регламентировать любой производственный или бизнес-процесс – значит установить правила выполнения этого процесса на уровне внутреннего, корпоративного, законодательства. Сделать это можно при помощи локальных нормативных актов. Какие из них могут действовать в организации и понадобятся в первую очередь, рассмотрим в статье.

Признаки локальных нормативных актов (лна)

В юриспруденции существует понятие «нормативный правовой акт». Нормативные правовые акты высшего, государственного, уровня содержат нормы права, обязательные для всех граждан государства.

Это, например, Конституция РФ, федеральные законы, кодексы, указы Президента.

В отличие от общегосударственных локальные нормативные акты действуют в рамках одной или нескольких организаций и обязательны только для их работников.

Проще говоря, локальный нормативный акт «Инструкция по делопроизводству ООО «АБВ» обязательна только для работников ООО «АБВ». За несоблюдение локальных нормативных актов работники организации могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.

Существенные признаки нормативного правового акта перечислены в п. 9 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29.11.2007 № 48 «О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов полностью или в части». По аналогии можно определить и главные признаки ЛНА. Как и все нормативные правовые акты, они:

• Издаются в установленном порядке. Каждый ЛНА проходит маршрут от подготовки проекта документа до утверждения его генеральным директором либо специально уполномоченным на это должностным лицом (см. Схему).

• Содержат нормы и правила, которые могут касаться деятельности организации в целом, ее подразделений (отделов, рабочих групп, комиссий), коллегиальных и других органов, выполнения производственных или бизнес-процессов. При этом есть ЛНА, которые должны соблюдать не все работники. Так, если инструкция по делопроизводству обязательна для всех, то положением об экспертной комиссии руководствуются только члены этой комиссии.
• Применяются неоднократно. Локальные нормативные акты издаются и применяются неоднократно. Некоторые ЛНА сопровождают организацию все время ее существования. Это, например, правила внутреннего трудового распорядка или положение о защите персональных данных работников.

Лна по делопроизводству: виды и назначение

У всех организационно-правовых документов одна цель – регламентировать какой-либо процесс или явление. Поэтому иногда даже опытным секретарям и делопроизводителям трудно выбрать вид документа для каждого конкретного случая. Попробуем разобраться. Источник всех определений – «Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации»[1].

■ Положение – нормативный правовой акт, определяющий статус органа власти, организации, структурного подразделения, коллегиального, совещательного, экспертного, методического или иного органа и (или) устанавливающий порядок выполнения деятельности (работ) определенного вида.

Положение устанавливает, какие структурные подразделения или органы есть в организации, определяет их функции, цели, задачи и ответственность. Положения появляются, когда формируются новые структурные подразделения. Например, вместо канцелярии создаются отдел делопроизводства и Архив.

■ Инструкция – правовой акт, который издается для установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан.

https://www.youtube.com/watch?v=FjoGDJPS6xk

В отличие от положения, которое, прежде всего, отвечает на вопросы «кто?» и «что?», инструкция отвечает на вопрос «как?». В ней подробно и всесторонне описывается все, что касается выполнения того или иного процесса.

■ Регламент бизнес-процесса – нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности органа власти, коллегиального или совещательного органа.

Но в случае с ЛНА чаще речь идет о несколько ином документе, особенно в коммерческих организациях. Тогда под регламентом бизнес-процесса понимается разновидность организационно-правового документа, в котором последовательно описываются все этапы процесса и порядок взаимодействия исполнителей на каждом этапе.

Регламент бизнес-процесса отличается от инструкции способом описания операций. В регламенте они описаны последовательно (от первой до последней), а в инструкции выстроены тематически.

■ Правила – нормативный правовой акт, устанавливающий нормы и требования в отношении предмета правового регулирования.

Основная задача правил – конкретизировать и подробно описать один из процессов, уже утвержденных в инструкции.

Например, в инструкции по делопроизводству правилам ведения электронной переписки может быть посвящен только один абзац.

А самостоятельные правила ведения электронной переписки – это зачастую объемный ЛНА, состоящий из нескольких разделов. В нем процесс создания, отправки, получения и обработки электронных писем описан подробнее.

Если инструкция издается для полноценного описания какой-то из сторон деятельности организации, то правила конкретизируют инструкцию. В них описан не просто каждый шаг, а каждый вдох и выдох исполнителя операции.

■ Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации.

Приказ далеко не всегда является локальным нормативным актом, но вполне может выполнять эту функцию. Здесь будет уместно вспомнить о характерных чертах ЛНА, которые мы рассматривали выше.

Если приказ устанавливает нормы (правила) выполнения процесса, назначает ответственных лиц, применяется неоднократно и обязателен для всех указанных в нем работников, то он может быть признан полноценным ЛНА.

Приказы не описывают порядок выполнения процесса, а фиксируют принятое решение. Например, назначить ответственных за делопроизводство в филиалах или утвердить разработанную систему индексации подразделений.

Таблица 1 поможет определить назначение разных ЛНА и выбрать наиболее подходящий вид документа для каждого случая.

Таблица 1

Виды и назначение ЛНА по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству – центральный из локальных нормативных актов, посвященных ДОУ. Можно, хоть и не рекомендуется, обходиться без положения о службе ДОУ или без регламентов бизнес-процессов делопроизводства.

Но если в организации делопроизводством занимаются хотя бы несколько человек, то соответствующая инструкция просто необходима.

В противном случае каждый участник процессов делопроизводства (то есть каждый работник) будет работать с документами так, как сочтет нужным, опираясь только на свои собственные знания и опыт и считая их единственно верными. Для секретаря это катастрофа. Поэтому без инструкции по делопроизводству не обойтись.

Нормативная база

К сожалению, типовой инструкции по делопроизводству для негосударственных организаций нет и быть не может, потому как они слишком по-разному, хоть и в рамках единых правил, ведут ДОУ.

https://www.youtube.com/watch?v=1qPta2HUtuo

Общий порядок разработки инструкции по делопроизводству точно такой же, как на Схеме: подготовленный проект документа проходит процедуру согласования и утверждается генеральным директором или уполномоченным на это лицом.

Собственноручно писать инструкцию по делопроизводству с нуля не нужно. Все правила делопроизводства в России прошли проверку десятилетиями и менялись незначительно. Источников для написания инструкции множество. Основными могут стать:

• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации для ФОИВ);

Видео:Делопроизводство: документы, классификация, документирование и документооборотСкачать

Инструкция по документообороту в организации образец — СИЗ, нормы, инструкции

Процесс внутреннего документооборота предприятия состоит из целого комплекса процедур (подготовка, заполнение, копирование и передача служебной информации).

Фактически это отнимает у сотрудников примерно 70 % служебного времени. Именно поэтому организация работы с документами должна быть на высшем уровне в компании.

Сейчас налаженное делопроизводство относится к группе основных условий конкурентоспособности.

Вы узнаете:

• Какую роль играет делопроизводство в организации работы с документами.
• Что собой представляет процесс документирования и работы с документами.
• Как организовать работу с входящими, исходящими и конфиденциальными документами.
• Чем может грозить неправильная организация работы с документами.

Делопроизводство как неотъемлемая часть организации работы с документами

Прежде всего необходимо определить, кто на предприятии будет заниматься инструкцией по делопроизводству. Как правило, ее разрабатывает служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

В процессе также задействованы юристы и служащие архива. Если в компании архив не предусмотрен, составление инструкции можно делегировать секретарю.

Готовый документ по делопроизводству начинает действовать с момента подписания его руководителем.

Инструкция начинается с грифа утверждения, где указана дата подписания и Ф. И. О. уполномоченного на это должностного лица. Как вариант может присутствовать ссылка на распорядительный документ (его дату и номер). Официально утвержденная инструкция доводится до каждого структурного подразделения и обязательно соблюдается работниками организации.

В обязанности службы ДОУ входит обучение новым изменениям и правилам лиц, ответственных за делопроизводство и организацию работы с документами в своем отделе. Разработчики инструкции толкуют ее содержание слушателям, выделяя ключевые моменты. С руководством по делопроизводству обязательно знакомят каждого сотрудника, а контроль над его соблюдением осуществляет служба ДОУ.

Подготовка данного документа требует немало времени и сил. Поэтому, приступая к его созданию, следует связаться с государственным архивом, где согласно договору вам предоставят консультации.

Для небольших предприятий требования к документообороту нужно закрепить. В большинстве из них действует лишь несколько ключевых правил делопроизводства.

Если в процессе работы документы теряются либо утрачивают силу, утверждается новая директива или порядок движения документации.

Перечислим разделы, входящие в состав инструкции по делопроизводству, и их основное содержание.

1. Раздел «Общие положения» предусматривает:

• информацию о документах, которые регулирует инструкция (только секретные, все подряд и др.);
• ответственность за невыполнение правил;
• назначение подразделения, обеспечивающего единый документооборот во всех структурных единицах компании.

1. Тематические разделы вначале описывают процессы составления и оформления документации, затем определяют:

• виды документов;
• порядок оформления приложений и копий;
• правила подготовки и согласования нормативов;
• регламент использования документации исполнителями;
• порядок размножения документов, применения бланков строгой отчетности и печатей.

Дополнительно этот раздел может вмещать информацию о правилах разработки документации коллегиального совещательного органа и заместителей руководства.

1. Раздел «Документооборот» определяет основной порядок организации работы с документами:

• прием поступающей (входящей) документации;
• отправление исходящей документации;
• основные инстанции документооборота;
• учет его объема;
• процедура движения документов между организационными единицами.

1. Раздел «Регистрация документов» отображает:

• способы регистрации внутренних, входящих и исходящих бумаг;
• сроки их оформления;
• правила индексации документов.

1. Раздел «Организация справочной работы с документами» содержит:

• принципы справочно-информационной работы в организации;
• описание справочных массивов (электронных баз, картотек и др.);
• порядок классификации и систематизирования справочных данных;
• методику поиска информации.

1. Раздел «Контроль над исполнением документов» поясняет, как:

• устанавливать категории непременно контролируемых документов;
• ставить важные бумаги на контроль;
• применять методики контроля (бланки контрольных карточек, пометки на документах);
• устанавливать обязанности исполнителей;
• подытоживать данные контроля исполнительской дисциплины и сообщать их руководству.

1. Раздел «Оперативное сохранение документов» показывает, как:

• обеспечивать сохранность документации делопроизводителями и другими подразделениями организации;
• установить ответственных за хранение важных бумаг;
• формировать дела для некоторых групп документации;
• создавать и пользоваться номенклатурой;
• приводить дела в систему.

1. Раздел «Оформление документации для сдачи в архив» описывает:

• какие документы уничтожаются, а какие передаются на хранение;
• порядок подготовки дел к архивации;
• правила составления описей и оформления дел;
• процедуру передачи документации в архив.

Содержимое инструкции по делопроизводству (далее ИПД) обусловлено регламентом деятельности предприятия и организацией работы с внутренними документами.

Поэтому в нее могут входить не все тематические разделы либо, наоборот, присутствовать полезные дополнения.

Так, инструкция может содержать порядок рассмотрения обращений граждан, правила обработки документации с грифом ДСП, технические аспекты обеспечения подготовки документов.

https://www.youtube.com/watch?v=DbEgmbSFfgM

Кроме того, ИПД может включать специальные приложения со справочной информацией, оттисками печатей, схемами (рисунками), списком контрольных документов.

• Как выстроить грамотное управление бизнес-проектами

Процесс документирования и организации работы с документами

Организация работы с документами на предприятии требует обеспечения оптимальных условий для любых видов обработки бумаг – от их получения (создания) и до передачи в архив (уничтожения).

Полный цикл перемещения документов внутри компании с момента появления и до конца срока действия (отправки) создает внутренний документооборот.

Все действия с локальными деловыми бумагами можно выстроить в технологическую цепочку:

• принятие входящей корреспонденции и ее предварительная систематизация (разметка) секретарем;
• регистрация документации и подача руководителю на ознакомление;
• визирование начальником каждой деловой бумаги с указанием принятого решения и передача их исполнителям;
• реализация заданий, указанных на документах; контроль над их исполнением; подшивка образовавшихся в ходе этого бумаг в дело; применение документации в информационно-справочной работе;
• установление сроков хранения, которые предусматривают дальнейшее использование документов, передача их на архивное хранение или уничтожение.

Документооборот организации включает в себя три группы документации:

• поступающая извне (входящая);
• внутренняя (локальная);
• исходящая (отправляемая за пределы предприятия).

Каждая группа обладает своими нюансами обработки и передвижения.

Деятельность по реализации и контролю над исполнением официальных бумаг распространяется на входящие и внутренние документы, в виде исключения затрагивая исходящие. Начиная с этапа составления дел, все документальные группы проходят одинаковую процедуру, помимо входящей корреспонденции, которая хранится не более года и в архив не передается (за редкими исключениями).

В основу результативной организации работы с официальными документами заложена четкая дифференциация функций и, соответственно, обязанностей между сотрудниками предприятия, установленных должностными инструкциями.

Чтобы утвердить общий порядок составления и обработки документации в компании, составляется инструкция по делопроизводству, которая содержит шаблоны типового оформления официальных бумаг и нормы по работе с ними.

На рисунке изображен процесс организации работы с документами в виде элементарной блок-схемы.

Процедура подготовки и согласования локальной документации практически не отличается от составления исходящей корреспонденции и предусматривает аналогичные операции (кроме направления адресату).

Регистрация может применяться для документов любых групп и в первую очередь для входящих (в основном организации не практикуют регистрацию внутренних бумаг).

Регистрация документа выражается в присвоении ему номенклатурного индекса и регистрационного номера (даты) с дальнейшим внесением кратких сведений о нем в специальный журнал (карточку) либо компьютеризированную систему учета. Это позволяет оперативно отыскать необходимые бумаги, обеспечить их сохранность и проконтролировать выполнение заданий, связанных с ними.

Существует несколько форм регистрации документов:

• централизованная – максимально продуктивная система, когда все регистрационные структуры соединены воедино либо учет официальных бумаг выполняется одним сотрудником;
• децентрализованная форма, при которой документы регистрируются по месту своего создания (в отделах и службах) либо исполнения;
• смешанная – комбинированная форма, предполагающая централизованный учет определенной части бумаг и децентрализованную регистрацию в структурных единицах.

Заметим, что регистрация производится одноразово и не может быть повторной в ходе документооборота внутри организации.

https://www.youtube.com/watch?v=RP3u78pK9WI

Регистрируемые документы подразделяются на группы (причем каждая из них учитывается отдельно) таким образом:

• входящие;
• исходящие;
• внутренние;
• конфиденциальные с грифом «КТ»;
• коммерческие контракты.

В процессе регистрации каждой из групп используются общие унифицированные способы их индексации (нумерации). Для внутренних бумаг и коммерческих договоров существует порядковая нумерация, когда по журналу присваивается регистрационный номер от 1-го (или 01) с начала января ежегодно и далее по порядку до конца декабря включительно.

При небольшом документообороте и стопроцентной сохранности внутренняя документация и коммерческие договоры по воле администрации могут отдельно не учитываться. В этом случае им присваивают обычный порядковый номер после предыдущего документа, внесенного в соответствующее дело.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, включающие: порядковый номер, номенклатурный индекс организационной единицы (должностного лица), номер дела, куда подшивается конкретный документ либо копия.

article/2200-organizatsiya-raboty-s-dokumentami

Регламенты по делопроизводству: самые необходимые и просто полезные

Регламентировать любой производственный или бизнес-процесс – значит установить правила выполнения этого процесса на уровне внутреннего, корпоративного, законодательства. Сделать это можно при помощи локальных нормативных актов. Какие из них могут действовать в организации и понадобятся в первую очередь, рассмотрим в статье.

Видео:Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.Скачать

Положение О делопроизводстве и документообороте

1.1. Настоящее Положение о делопроизводстве и документообороте (далее-Положение) разработано в соответствии с действующим Законодательством РФ по документационному обеспечению и архивному хранению документов, Уставом техникума.

1.2. Положение определяет порядок документирования деятельности организации, общие правила работы с документами, порядок организации документооборота и хранения документов в техникуме.

1.3.

Основная цель организации делопроизводства (оформление и контроль входящей и исходящей документации, прием и передача факсимильных и электронных сообщений, а также телефонные междугородные переговоры) — обеспечение быстрого и качественного обмена информацией с учредителями, государственными организациями, общественными предприятиями, родителями, поставщиками в процессе выполнения задач, стоящих перед техникумом.

1.4. Документационное обеспечение управленческой деятельности техникума, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, организация документооборота и хранения документов, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на секретаря-делопроизводителя, заместителей директора по направлениям и ответственных исполнителей.

1.5. Должностные обязанности работников, отвечающих за делопроизводство в подразделениях техникума, регламентируются должностными инструкциями.

1.6. Требованиями настоящего Положения руководствуются все должностные лица и подразделения техникума.

2. Делопроизводство и документооборот

2.1. В соответствии с настоящим Положением секретарь-делопроизводитель разрабатывает, а руководитель техникума утверждает Инструкцию по делопроизводству и документообороту (далее — инструкция). Данная инструкция является внутренним нормативным документом и регламентирует все операции по созданию, движению и хранению документов, происходящие в техникуме.

2.2. Руководитель техникума назначает ответственных лиц за ведение делопроизводства (ДП) в подразделениях техникума:

• ДП директора;
• ДП учебной части;
• ДП бухгалтерии;
• ДП административно-хозяйственной части;
• ДП дополнительного образования;
• ДП методического кабинета;
• ДП цикловых комиссий.

Все вышеперечисленные ответственные лица руководствуются инструкцией по делопроизводству и документообороту.

2.3.Документирование деятельно сти.

2.3.1. Документирование включает в себя все виды работ, связанные с составлением и оформлением документов в техникуме, в том числе:

• составление и оформление организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);
• подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов, справок);
• оформление протоколов заседаний (советов, комиссий и др.);
• ведение деловой переписки;
• составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (служебных записок, справок, списков, актов и др.).

2.3.2. По характеру движения различают следующие группы документов:

• Входящие документы — создаваемые за пределами техникума (или созданные в техникуме, отправленные и вернувшиеся) и поступающие в техникум.
• Исходящие документы — создаваемые в техникуме (или поступившие в техникум извне и снова отправляемые) и выходящие за его пределы.
• Внутренние документы — создаваемые, перемещаемые внутри техникума и остающиеся в ней на хранение.

Порядок составления, оформления, обработки, регистрации и учета документов регламентируется инструкцией по делопроизводству и документообороту.

2.4. Организация документооборота включает в себя:

• прием, обработка и прохождение поступающих (факс, почтовая рассылка, курьерская рассылка и т. д.) документов;
• регистрация и учет поступающих документов (все входящие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации);
• организация работы с отправляемыми документами (согласование, регистрация, учет, тиражирование исходящих документов);
• регистрация и прохождение внутренних документов;
• контроль исполнения документов.

3. Организация работ с входящей документацией

3.1. Исполнение включает:

• прием входящей документации;
• регистрацию документа и его визирование директором;
• доведение документа до исполнителя; проверку хода исполнения и движения документа;

3.2. Входящие документы регистрируются секретарем-делопроизводителем в журнале регистрации входящей документации (Приложение А) в день приема и передаются на рассмотрение директору техникума.

3.3. Рассмотренные директором документы, согласно его визе, направляются исполнителям, о чем в журнале регистрации входящей документации делается соответствующая запись. Исполнитель расписывается в графе по получению документа.

3.4. При необходимости ознакомления нескольких должностных лиц с данным документом, их фамилии указываются в резолюции директора.

3.5. Документы передаются на исполнение исполнителям секретарем-делопроизводителем и подшиваются и хранятся в папке входящей документации. Дата возвращения документа указывается в журнале регистрации входящей документации.

4. Организация работ с исходящей документацией

4.1. Документы, поступившие от исполнителя, завизированные исполнителем (2 экземпляр) и подписанные директором, регистрируются секретарем-делопроизводителем в «Журнале исходящей документации» с присвоением даты регистрации, кода соответствующего подразделения согласно номенклатуры дел, утвержденных директором.

5. Постановка документов на контроль

5.1. Контролю исполнения подлежат входящие, зарегистрированные в установленном порядке документы, поставленные на контроль директором или лицом его замещающим согласно резолюции.

5.2. Контроль исполнения включает:

• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• снятие с контроля;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов. Еженедельное предоставление информации директору; рассмотрение директором результатов контроля исполнения.

5.3. Постановка на контроль исполнения документов, поступающих в техникум, осуществляется согласно резолюции директора.

5.4. Поступающая корреспонденция рассматривается директором в установленном порядке, указывает в резолюции фамилию исполнителя.

5.5. В случае если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, их фамилии указываются в резолюции. В этом случае ответственность за исполнение несут все лица, указанные в резолюции.

https://www.youtube.com/watch?v=S_oWNe1uRvE

Фамилия ответственного исполнителя подчеркивается или указывается в резолюции.

5.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с момента даты постановки документа на контроль. Конечная дата исполнения указывается в резолюции или содержится в тексте документа.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

• с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
• без указания конкретной даты исполнения, в 2-х недельный срок,
• архивные документы — не более месяца.

5.7. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

6. Организация контроля исполнения документа

6.1. Исполнители обязаны предоставлять секретарю необходимую информацию по вопросам, касающимся исполнения документов, поставленных на контроль и несут полную ответственность за ее объективность.

7. Учет и обобщение результатов контроля

7.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после документированного подтверждения исполнения данного документа ответственным исполнителем.

Результаты исполнения отмечаются секретарем в журнале входящей документации.

7.2. Изменение срока исполнения производится только по указанию директора или лица его замещающего. Решение о переносе срока исполнения отражается в документе, и в журнале регистрации входящей документации.

О принятом решении директор должен поставить в известность секретаря-делопроизводителя для внесения соответствующих корректировок в журнал входящей документации и доведения решения до ответственных исполнителей.

8. Рассмотрение результатов контроля

8.1. На совещании руководителей рассматриваются результаты исполнения и причины невыполнения заданий.

8.2. По каждому невыполненному заданию директором принимается одно из решений:

• о переносе (продлении) срока исполнения;
• о наложении взысканий на ответственных исполнителей, виновных в невыполнении;
• об изменении ранее принятого решения или задания.

8.3 Решения, принятые по каждому невыполненному заданию, фиксируются ведущим в протоколе совещания руководителей, имеющего силу приказа.

9. Организация приема телефонограмм

9.1. Прием телефонограмм осуществляется секретарём-делопроизводителем.

9.2. Учет входящих телефонограмм осуществляется в журнале учета входящих телефонограмм.

9.3. Секретарь знакомит под роспись с текстом телефонограммы исполнителя согласно резолюции директора.

10. Регистрация служебных и докладных записок сотрудников техникума

10.1. Служебные и докладные записки сотрудников оформленные на имя директора, визируются руководителем подразделения, регистрируются секретарем-делопроизводителем в журнале учета служебных и докладных записок в день приема, после чего рассматриваются директором.

10.2. Рассмотренные документы, согласно его визе, направляются исполнителям, о чем в журнале учета служебных записок делается соответствующая запись. Исполнитель расписывается в графе по получению документа.

11. Отправка документов с помощью факсимильной и электронной связи

11.1. Организация отправки факсимильного и электронного сообщения включает:

• подготовку исполнителем документа к отправке;
• обработка и отправка документа;
• фиксирование результативности факсимильных и электронных сообщений.

11.2. Подготовка документов к отправке осуществляется в подразделениях ответственными исполнителями.

11.3. Документ должен быть оформлен на светлой бумаге формата А4 и содержать четкий и разборчивый текст или графическое изображение. При
невыполнении этих требований исполнителем документа, секретарь не принимает документ на отправку.

11.4. Секретарь при передаче служебных документов по каналам факсимильной и электронной связи руководствуется следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов;

11.5. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

11.6. Отправка факсимильного сообщения при затруднительной передаче осуществляется многократно в течение дня, а по необходимости, переносится на следующий день.

11.7. Если по техническим причинам факсимильное сообщение не может быть отправлено в течение 2-х рабочих дней со дня подготовки, секретарь должен уведомить об этом исполнителя. В этом случае документ может быть отправлен по почте.

11.8. Оформление результатов отправки факсимильных и электронных сообщений.

11.9. Подлежащий передаче документ учитывается в журнале регистрации исходящих факсимильных и электронных сообщений, подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о дате и времени отправки.

12. Прием факсимильных и электронных сообщений

12.1. Организация приема факсимильных и электронных сообщений включает:

• прием сообщений с помощью факсимильного аппарата и компьютера;
• оформление и учет факсимильных и электронных сообщений;
• доведение до исполнителя.

12.2. Прием факсимильных и электронных сообщений осуществляется секретарем в рабочем порядке с помощью факсимильного аппарата и компьютера.

12.3. Все распечатанные входящие факсимильные и электронные сообщения регистрируются в журнале регистрации входящих факсимильных и электронных сообщений.

12.4. Секретарь по договоренности с руководителями подразделений может удалять накопленные сообщения не чаще одного раза в месяц.

12.5. После регистрации факсимильные и электронные документы направляются директору или лицу, его замещающему для рассмотрения.

12.6. Доведение документа до исполнителя осуществляется секретарем-делопроизводителем согласно резолюции директора.

12.7. Дальнейшая работа с документом осуществляется согласно п. 3-8 настоящего Положения.

13. Организация телефонных междугородних переговоров

13.1. Телефонные междугородние переговоры осуществляются сотрудниками с разрешения руководителя с аппарата, имеющий доступ к междугородному выходу. Все результативные звонки фиксируются в журнале регистрации междугородных телефонных переговоров, который хранится у секретаря.

13.2. Длительность телефонных переговоров не должна превышать 6-7 мин.

13.3. Ответственность за учет междугородных переговоров несет секретарь.

14. Организация и хранение документов

14.1. В соответствии с Номенклатурой дел и Положением о делопроизводстве и документообороте в подразделениях формируют, оформляют дела, осуществляют оперативное хранение дел до истечения срока надобности, и затем передают их на архивное хранение в архив облпотребсоюза.

14.2. Организация хранения документов включает в себя:

• составление и ведение номенклатуры дел;
• формирование и оформление дел;
• проведение экспертной комиссией экспертизы ценности документов и выделение дел на уничтожение в конце годового отчетного периода.

14.3. При уничтожении дел составляются акт и перечень документов, подлежащих уничтожению. Акт и перечень документов передаются архивариусу.

https://www.youtube.com/watch?v=lFmS86-_B3A

Вернуться в «Документы»

Видео:Урок 1: Управление документами как сфера профессиональной деятельности.Скачать

Приложения

ПриказN____

Овведении в действие Положенияо документообороте

_______________________________________________________

(наименованиеорганизации)

г.____________ «___» ____________ 200___г.

Сцелью упорядочения документооборотаи организации делопроизводства

истрогого учета всей документации вгруппе компаний

Приказываю:

1.Ввести в действие настоящее Положениео документообороте.

2.Руководителям структурных подразделений:

— принять к неукоснительному выполнению правила настоящего

Положения;

— провести работу по ознакомлениюработников своих подразделений с

правиламиПоложенияпо работе с документами;

— выделить ответственное лицо за ведение делопроизводства в

структурныхподразделениях;

— возложить ответственность за организацию и состояние

делопроизводствав структурном подразделении на егоруководителей.

3.Возложить на секретариаторганизационно-методическое руководство

иконтроль за организацией и состояниемделопроизводства в компании и его

дальнейшимсовершенствованием.

4.Секретариату сделать _________ (количество)копий Положения для

руководителейструктурных подразделений.

5.Отделу хозяйственно-техническогообслуживания заказать в возможно

короткие сроки необходимое количество экземпляров Положениядля

использованияв работе.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на

_____________________________(Ф.И.О).

Генеральныйдиректор _____________________(Ф.И.О)

Приложение

кприказуN___

от»___» _______ 200__г.

Положение

одокументообороте

__________________(наименование организации)

1. Общие положения

1.1.Настоящее Положение устанавливаетединый и обязательный для всех работниковпорядок ведения и организациидокументооборота.

1.2.Положение разработано в соответствиис задачами, стоящими перед Компанией,с учетом Единой государственной системыделопроизводства (ЕГСД), законодательствомРоссийской Федерации по архивному делу- ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системыорганизационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлениюдокументов»; ГОСТ 16487-83 «Делопроизводствои архивное дело. Термины и определение».

1.3.Правила, предусмотренные настоящимПоложением, обязательны для всехработников группы Компаний.

1.4.Ответственность за организацию исостояние делопроизводства возлагаетсяна руководителей структурных подразделений.

1.5.Непосредственное ведение и контрольисполнения делопроизводства в структурныхподразделениях возлагается на лиц,которым специально поручена эта работа(секретари) руководителем подразделения.

1.6.Организационно-методическое руководство,непосредственное ведение и контрольза организацией и состояниемделопроизводства в компании и егодальнейшее совершенствование осуществляетсекретариат компании.

Вэтих целях секретариат инструктируетработников, ответственных заделопроизводство в структурныхподразделениях компании, периодическипроводит проверки состояния делопроизводствав подразделениях.

1.7.Требования работников секретариата повопросам организации и веденияделопроизводства, контроля исполнениядокументов, а также по обработкедокументов обязательны для исполнениявсеми подразделениями и должностнымилицами компании. Спорные вопросы иконфликты по вопросам организации иведения решаются юридической службойсовместно с секретариатом.

1.8. поступающих и подготовленныхв структурных подразделениях документови материалов не подлежит оглашениюлицам, не имеющим к ним отношения.

1.9.Настоящим Положением устанавливаетсясмешанная система организации и веденияделопроизводства, сочетающая в себепринципы централизации и децентрализациипри работе с документами.

1.10.Централизованно (через секретариат)осуществляются:

-организационное и методическоеруководство постановкой делопроизводствав компании;

-регистрация входящих и исходящихдокументов;

-передача структурным подразделениямкомпании поступающих и внутреннихдокументов;

-контроль за прохождением и исполнениемдокументов, анализ корреспонденции;

-хранение документов в текущих делах иархиве компании.

1.11.Децентрализованно в структурныхподразделениях компании выполняютсяследующие операции с документами:

-подготовка, оформление и исполнениевходящих, исходящих и внутреннихдокументов;

-согласование подготовленных документов;

-представление информации по документами снятие их с контроля;

-хранение и исполнение документов,находящихся в текущей работе.

1.12.Руководители структурных подразделенийдолжны ознакомить принятых работниковсо структурой компании, задачами ихарактером работы подразделений, атакже с установленным порядком работыс документами и другими требованияминастоящего Положения.

💡 Видео

Делопроизводство: Типовые правила документированияСкачать

Как правильно регистрировать и присваивать номер документов в делопроизводствеСкачать

Организация делопроизводства организации. Практический курсСкачать

Документооборот в делопроизводствеСкачать

11. Основы документооборотаСкачать

019 - 1С:Документооборот. Делопроизводство обработка входящего документаСкачать

Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.Скачать

Инструкция по делопроизводствуСкачать

Делопроизводство с умом: новый подход к обработке документовСкачать

Первичные учётные документыСкачать

ДелопроизводствоСкачать

Урок 4. Системы документации, важность систематизации для настроек ИС.Скачать

Урок 30. Регламентация документооборота.Скачать

Урок 13. Основные принципы организации работы с документами. Часть 1Скачать

Делопроизводство. Часть 1Скачать

Учет документов. CRM для документооборотаСкачать